3.7. Finanse

3.7.1. Lista taryf

Po wejściu do panelu 'Finanse' zobaczysz listę taryf zawierającą podstawowe informacje o nich. Klikając wybraną taryfę na liście zostaniesz przeniesiony do modułu 'Informacje o taryfie', gdzie możesz edytować jej parametry lub zamieniać klientom taryfy. W polu 'ilość klientów' podana jest liczba klientów, którym dana taryfa została przypisana oraz kolejno od lewej (w nawiasie) całkowita liczba przypisań taryfy i liczba aktywnych przypisań taryfy, uwzględniająca okresy obowiązywania.

3.7.2. Nowa taryfa

Definiując nową taryfę musisz podać unikalną nazwę, kwotę i stawkę podatku. Przy czym "zw." w polu stawka podatku oznacza "zwolnienie z podatku".

3.7.3. Lista płatności

Lista opłat stałych świadczonych na rzecz innych podmiotów, oprócz elementów standardowych zawiera ikonę [Nalicz], przy pomocy której można obciążyć rachunek sieci. Automatycznym naliczaniem opłat zajmuje się skrypt 'lms-payments' lub odpowiedni moduł demona lmsd. Klikając wybraną opłatę na liście zostaniesz przeniesiony do modułu 'Informacje o opłacie', gdzie możesz edytować jej parametry lub zaksięgować daną opłatę w bazie operacji finansowych.

3.7.4. Nowa płatność

Nowej opłacie stałej przypisujesz unikalną nazwę, wierzyciela oraz kwotę i dzień naliczenia.

3.7.5. Bilans finansowy

Historia operacji finansowych z podsumowaniem przychodu, rozchodu, wpłat i zobowiązań klientów. Ikona drukarki umożliwia wydruk faktury odpowiadającej danej pozycji z listy.

3.7.6. Nowa operacja

Wprowadzanie nowych operacji finansowych. Możliwe jest zaksięgowanie tej samej wpłaty lub obciążenia wielu klientom równocześnie.

Do naliczania stałych opłat abonamentowych najlepiej wykorzystywać skrypt lms-payments lub demona lmsd, które potrafią ponadto wystawiać faktury.

3.7.7. Lista faktur

Lista wystawionych faktur z możliwością wydruku wybranych faktur (ikona [Drukuj]) oraz oznaczenia faktur jako rozliczone. Faktury oznaczone jako rozliczone będą na liście wyszarzone. Faktury można filtrować wg zadanych kryteriów przy użyciu dostępnego na liście filtra.

3.7.8. Nowa faktura

Ręczne wystawianie faktury dla wybranego klienta. W pierwszej kolejności wybieramy klienta z listy, ustawiamy typ płatności i pozostałe dane takie jak termin płatności, data wystawienia, a nawet numer faktury i klikamy 'Zapisz'. Następnie możemy dodawać pozycje do faktury. 'Zapisz i drukuj' kończy edycję nowej faktury, zapisuje ją w systemie i wyświetla wydruk faktury w nowym oknie.

Konfigurację wydruków faktur opisano w rozdziale p.t. Instalacja i Konfiguracja.

3.7.9. Lista not obciążeniowych

Lista wystawionych not obciążeniowych (debetowych) z możliwością wydruku wybranych (ikona [Drukuj]) oraz oznaczenia ich jako rozliczone. Noty oznaczone jako rozliczone będą na liście wyszarzone. Noty można filtrować wg zadanych kryteriów przy użyciu dostępnego na liście filtra.

3.7.10. Nowa nota obciążeniowa

Ręczne wystawianie noty dla wybranego klienta. W pierwszej kolejności wybieramy klienta z listy, ustawiamy datę wystawienia oraz numer i klikamy 'Zapisz'. Następnie w tabelce poniżej możemy dodawać pozycje do noty. 'Zapisz i drukuj' kończy edycję nowej noty obciążeniowej, zapisuje ją w systemie i wyświetla wydruk faktury w nowym oknie.

Konfigurację wydruków not opisano w rozdziale p.t. Instalacja i Konfiguracja.

3.7.11. Rejestr kasowy

Kasę gotówkową można podzielić na rejestry np. kasa1, kasa2, kasa główna, bank itp. Na liście rejestrów znajdują się wszystkie informacje o zdefiniowanych rejestrach wraz z aktualnym stanem kasy w każdym z nich oraz podsumowaniem, które nie obejmuje rejestrów, którym włączono opcję "Wyłączenie z sumowania".

Każdy rejestr kasowy może posiadać własną numerację dokumentów kasowych oraz uprawnienia dla użytkowników. Uprawnienie "Zapis", przeznaczone dla zwykłych kasjerów, pozwala na odczyt oraz dodawanie nowych dokumentów dla wybranego celu:

• klient - KP/KW dla klienta

• przen.śr. - przeniesienie środków między kasami

• zaliczka - dowód wypłaty zaliczki (dla użytkownika - pracownika firmy)

• inny - KP/KW dla osoby nie będącej klientem

• mod. - możliwość dodania pozycji w inny sposób niż wybranie z listy faktur.

Na dokumenty kasowe składają się dowody wpłaty "KP" oraz wypłaty "KW", stanowiące poświadczenia przyjęcia/wydania gotówki do/z kasy (rejestru kasowego). Lista dokumentów kasowych. do której dostajemy się klikając wybrany rejestr na liście rejestrów kasowych, może być dowolnie sortowana oraz filtrowana podobnie jak lista faktur. Masz także możliwość wydrukowania wybranych dowodów.

Z listy można przejść do edycji dokumentu. Dokonując zmian w wystawionych poświadczeniach należy zachować szczególną ostrożność, gdyż zapisanie zmian powoduje usunięcie starego poświadczenia i związanych z nim operacji oraz wstawienie nowych.

3.7.12. Nowy dokument kasowy

Podczas wystawiania dokumentu kasowego w pierwszej kolejności wybieramy rejestr kasowy i typ operacji. Następnie wybieramy z listy klienta lub wyszukujemy go wg zadanych kryteriów, ustawiamy datę i numer (najlepiej pozostawić wartości zaproponowane przez system). Istnieje możliwość wybrania innego typu operacji nie związanych z klientem lub przekazania środków do innego rejestru. Następnie klikamy 'Wybierz' aby zatwierdzić wybór. Po tym możemy dodawać dowolną ilość pozycji zawierających opis i kwotę lub wybrać je z listy nierozliczonych faktur klienta. 'Zapisz i drukuj' kończy edycję, zapisuje poświadczenie oraz wpłaty/wypłaty w systemie, przechodzi do listy dokumentów w wybranym rejestrze i wyświetla wydruk KP/KW w nowym oknie.

Konfigurację wydruków dokumentów kasowych opisano w rozdziale p.t. Instalacja i Konfiguracja.

3.7.13. Import

Import służy do zapisywania operacji finansowych z zewnętrznych systemów np. pobranych z banku bezpośrednio ze stron www lub z e-maila. Do tego celu należy napisać skrypt (parser) wrzucający dane do tabeli cashimport. Przykładem takiego zastosowania jest skrypt lms-cashimport-ingbs. Następnie po wejściu do menu Import zobaczymy listę wrzuconych operacji finansowych, które należy zatwierdzić (ewentualnie zmodyfikować) przed zapisem do systemu finansowego LMSa.

Dzięki temu modułowi możliwe jest także wczytanie płatności/przelewów z przygotowanego wcześniej pliku tekstowego. Plik taki jest czytany linia po linii i korzystając z ustawionych wyrażeń regularnych parsowany w celu wyłuskania danych dotyczących każdej płatności, potrzebnych do zapisania w bazie danych (ID klienta, kwota, itd.). Po wczytaniu pliku zostanie wyświetlona lista płatności do zatwierdzenia i/lub korekty.

Aby skrypt potrafił odczytać dane z plików w dowolnym formacie należy zdefiniować odpowiednio wyrażenia regularne w skrypcie PHP, którego lokalizację podajemy w opcji import_config sekcji [phpui]. Przykładowe wartości wraz z objaśnieniem dostępnych parametrów znajdują się w pliku modules/cashimportcfg.php. Domyślna konfiguracja zakłada, że dane będą miały postać następującą:

23.02.2004	Machniak Aleksander	123,45	Opłata za Internet 04/2004 ID:0013
15.02.2004	Ból Józef	123,45	Opłata za faktrę LMS/34/2004

Podczas zatwierdzania importowanych pozycji możliwe jest włączenie automatycznego oznaczania faktur jako rozliczonych, zależnie od wielkości wpłaty (i bilansu klienta). Służy do tego opcja 'cashimport_checkinvoices' z sekcji [finances]. Faktura (oraz jej korekty) oznaczana jest jako rozliczona jeśli wpłata (z uwzględnieniem bilansu klienta) przewyższa kwotę obciążenia wynikającą z danej faktury.

3.7.14. Eksport

Eksport danych finansowych do systemów zewnętrznych polega na generowaniu plików tekstowych zawierających dane pobrane wg zdefiniowanych filtrów. Dla każdego dokumentu tworzony jest rekord w pliku tekstowym. Format rekordu ustala użytkownik korzystając ze zmiennych.

Konfiguracji eksportu dokonujemy w pliku, którego lokalizację podajemy w opcji export_config sekcji [phpui]. Przykładowe wartości wraz z objaśnieniem dostępnych parametrów znajdują się w pliku modules/exportcfg.php. Najlepiej więc jest zapisać jego kopię i w niej dokonywać stosownych zmian.

Każdej pozycji Rejestru Sprzedaży (każdej fakturze) odpowiada jeden rekord w pliku wyjściowym. W przypadku Raportu Kasowego rekordem jest pozycja dokumentu kasowego.

3.7.15. Raporty

Wydruki zestawień finansowych obejmują:

• Historia operacji finansowych obejmujący operacje finansowe za dany okres z możliwością użycia rozbudowanego filtra.

• Historia operacji klienta na dany okres.

• Rejestr sprzedaży, czyli zestawienie faktur na dany okres.

• Raport kasowy, czyli zestawienie dokumentów kasowych za dany okres, całościowe lub z wybranego rejestru albo dla wybranego kasjera.

• Faktury - wydruk wszystkich lub wybranego klienta za dany okres (z wyborem oryginał/kopia) lub wygenerowanie PDFa z danymi potrzebnymi do zadruku standardowych dwuodcinkowych formularzy przelewu/wpłaty z potwierdzeniem.

• Formularze przelewu - wydruk PDFa z danymi przeznaczonymi do zadruku standardowych czteroodcinkowych formularzy przelewu/wpłaty.

• Łączny przychód bezrachunkowy sieci w danym okresie.

• Raport wierzytelności na dany dzień, dla wszystkich lub wybranego klienta.

• Historia importu płatności z danego okres z możliwością wyboru źródła importu.